Et kõik saaks tehtud - lihtne ja tõhus viis saada produktiivsemaks

Siin on kokkuvõte David Alleni palju populaarsust kogunud artiklist, kuidas lihtsalt ja tõhusalt saaks kõik oluline tehtud. 

Korrasta oma tööruumid 

Paberivirnad, kaustad ja märkmed, mis kogunevad töölauale, häirivad tähelepanu. Seda ka siis, kui me neid isegi ei vaata. End ümbritseva füüsilise ruumi korrastamine aitab meil korrastada ka oma sisemist – vaimset – ruumi. Korrastamiseks, kaustade sorteerimiseks, sobiva inventari hankimiseks ja just Sulle kõige paremini sobiva süsteemi leidmiseks tuleb võtta aega. 

Info voolab nagu vesi 

Meilid, sõnumid, koosolekud, päringud ja info voolavad peale kasvava voona, kuid aeg töö tegemiseks ja ressursid jäävad samaks. Inimese aju on täis tegemata asjade nimekirju ja lõpetamata ülesandeid, mida David Allen nimetab „avatud silmusteks“. Nad on meil kui kivid kaelas, põhjustavad stressi ja kulutavad ilmaaegu ressursse.

Selleks, et kõik saaks tõhusalt tehtud, tuleks see üles märkida, mis pinget tekitab, jäädvustada kõik ülesanded – väikesed, suured, isiklikud ja tööalased, kiireloomulised ja kõik muu – ning panna need kõik kirja usaldusväärsesse kohta: märkmepaberilehtedele, iga ülesanne erinevale lehele. 

Halda oma tegevusi 

Kui kõik vajalik on kirja pandud, on vaja info korrastada. Määra tegevus, mis tuleb järgmisena teha. Jaga võimalusel erinevad ülesanded projektideks. Vaata oma ülesanded regulaarselt üle ja... hakka tegutsema! Järgnevad lihtsad näpunäited võivad Su elu tõesti muuta:

  • Lähene ülesannetele järjekorras, kõige olulisemad tegevused paiguta ülaossa - nendest tulebki alustada. Tegele ülesannetega vastavalt prioriteedile, kiireloomulisusele või huvile – see on parim viis jätta mõned ülesanded kõrvale.
  • Ära pane kunagi midagi tagasi nö postkasti.
  • Määra alati järgmine tegevus, mida ära teha. Esimene töönädal pärast suvevaheaega pole mingi ülesanne. Sekretärile helistamine või koosolekukutse on aga konkreetsed toimingud.
  • Autori lemmiknõuanne on kaheminutireegel. Kui millegi saavutamiseks kulub vähem kui kaks minutit, siis tee see kohe ära, isegi kui see pole kiireloomuline. See lihtne nõuanne võib muuta Su tööviisi ja säästa palju aega!

Scrizbee on lisaabiline, kes aitab Sul kõik tehtud saada 

Päeva planeerimine vastavalt päevakavale: eelmisel päeval või hommikul enne päeva algust kasuta oma märkmied, et reastada kõik toimingud, mille oled otsustanud päeva jooksul ära teha. Lisa lehele kuupäev, skaneeri see Scribzee äpiga oma nutitelefoni, et saaksid seda igal pool ja igal ajal vaadata. 

Ära ole liiga ambitsioonikas, sea omale realistlik ja saavutatav loetelu ülesannetest. Siis koged päeva lõpuks, et oled olnud tõhus. Eesmärk on päeva jooksul kõik ülesanded edukalt täita. Kehv lugu, kui pead pooleliolevate toimingute edasilükkamist edasi lükkama. Kui see siiski juhtub, küsi endalt: kas minu loetletud ülesanded olid ikka konkreetsed toimingud, mis tuleb täita, mitte mitmetest erinevatest toimingutest koosnevad miniprojektid? Arvesta sellega, et homme on juba uus päev!

Lisainfo Scrizbee äpi kohta.